Als je aan de slag wilt in de zorg, kom je al snel de term VOG tegen: de Verklaring Omtrent Gedrag. Het lijkt misschien een formaliteit, maar vooraf goed doorvragen bij je nieuwe werkgever kan veel onduidelijkheid en vertraging voorkomen. Zeker in de zorgsector, waar betrouwbaarheid centraal staat, wil je niet voor verrassingen komen te staan als het om jouw VOG gaat.
Veel mensen denken dat het aanvragen van een VOG altijd hetzelfde werkt, maar in de praktijk zijn er belangrijke verschillen per functie en organisatie. Door vooraf de juiste vragen te stellen, weet je precies wat er van jou verwacht wordt en kun je direct aan de slag zodra je startdatum nadert. In deze blog lees je welke vijf vragen je zeker aan je toekomstige werkgever moet stellen over de VOG voor zorgwerk.
1. Is een VOG verplicht voor deze functie?
De eerste en misschien wel belangrijkste vraag: is een VOG verplicht voor deze functie? Niet alle functies binnen de zorgsector vereisen automatisch een VOG. Sommige ondersteunende rollen of tijdelijke opdrachten vallen buiten de verplichte screeningsplicht, terwijl andere functies – zeker als je direct met cliënten werkt – vrijwel altijd een VOG vereisen. Door dit vooraf te checken bij je werkgever, voorkom je dat je onnodig een aanvraag start of juist te laat ontdekt dat je nog documenten moet regelen.
Het is verstandig om niet alleen te vragen of een VOG nodig is, maar ook of dit wettelijk verplicht is voor jouw specifieke rol. In sommige gevallen is de eis namelijk vastgelegd in wet- of regelgeving, bijvoorbeeld in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Maar er zijn ook werkgevers die uit eigen beleid om een VOG vragen, ook als de wet dat niet expliciet voorschrijft. Vraag daarom altijd naar de reden achter de VOG-eis, zodat je weet waar je aan toe bent.
Daarnaast is het goed om te weten dat de VOG-aanvraag altijd via Justis loopt, de enige instantie die deze verklaring mag afgeven. Je werkgever kan je meer vertellen over de procedure en op welk moment je de VOG moet aanleveren. Soms is het voldoende om bij aanvang van je dienstverband een aanvraag te starten, maar het komt ook voor dat een VOG een harde eis is voordat je überhaupt mag beginnen met werken.
Wil je meer achtergrondinformatie of wil je zelf alvast wat lezen over de regelgeving? Dan kun je terecht bij VOG-informatie voor de zorg. Zo ben je goed voorbereid als je het gesprek aangaat met je nieuwe werkgever en weet je zeker dat je geen stappen overslaat.
2. Welk screeningsprofiel moet ik kiezen?
Als je weet dat je een VOG nodig hebt, is de volgende vraag: welk screeningsprofiel moet ik kiezen? Het screeningsprofiel bepaalt waar Justis jouw aanvraag op beoordeelt en is dus cruciaal voor een snelle en juiste afhandeling. In de zorg zijn er meerdere profielen, afhankelijk van de aard van je werkzaamheden en het soort cliënten waarmee je werkt.
Je werkgever hoort je precies te kunnen vertellen welk profiel je moet invullen op het aanvraagformulier. Een verkeerd gekozen profiel kan leiden tot vertraging of zelfs een afwijzing, waardoor je niet op tijd aan het werk kunt. Het is dus belangrijk om dit vooraf helder te hebben, zeker omdat er veel verschillende profielen bestaan binnen de zorgsector.
Het screeningsprofiel heeft niet alleen invloed op de beoordeling, maar ook op de geldigheid van de VOG. Werk je bijvoorbeeld in de ouderenzorg, de jeugdzorg of in een ondersteunende rol? Voor elke functie kan een ander profiel van toepassing zijn. Bespreek daarom goed met je werkgever welke variant je nodig hebt en laat dit eventueel schriftelijk bevestigen, zodat je bij de aanvraag geen fouten maakt.
Mocht je twijfelen over het juiste profiel, vraag dan of je samen met iemand van HR of personeelszaken het formulier kunt invullen. Zo voorkom je misverstanden en weet je zeker dat jouw aanvraag direct goed wordt beoordeeld. Het voorkomt bovendien dat je later opnieuw een aanvraag moet doen omdat het profiel niet blijkt te kloppen.
3. Wie regelt de VOG-aanvraag – ik of de werkgever?
Zodra je weet dat je voor een nieuwe baan in de zorg een VOG moet regelen, is één van de eerste praktische vragen: wie start de aanvraag eigenlijk? Dit lijkt misschien een detail, maar het bepaalt of je zelf direct in actie moet komen of dat je wacht op instructies van je werkgever. Sommige zorgorganisaties regelen het hele traject en zetten de aanvraag digitaal voor je klaar. In dat geval ontvang je meestal een bericht in je Berichtenbox, waarmee je de aanvraag verder kunt afronden. Dit kan het proces versnellen en voorkomt dat je per ongeluk verkeerde gegevens invult.
Het kan echter ook zo zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor het aanvragen van je VOG. In dat geval moet je weten waar je moet beginnen en welke documenten je nodig hebt. Een digitale aanvraag via VOG Digitaal Aanvragen voor zorgwerk is tegenwoordig gebruikelijk: je vult je gegevens in, kiest het juiste screeningsprofiel en stuurt de aanvraag in. Let op: voor deze digitale route heb je een DigiD nodig, omdat je via je Berichtenbox communiceert en de uiteindelijke verklaring daar digitaal ontvangt. Zonder DigiD kun je niet verder en kun je dus niet starten met werken.
Sommige werkgevers bieden de keuze: digitaal via een intermediair of ouderwets op papier via de gemeente. Het voordeel van digitaal is dat het sneller gaat en je geen afspraak bij het gemeentehuis hoeft te maken. Toch kan een papieren aanvraag handig zijn als je geen DigiD hebt of als je liever alles fysiek regelt. Houd er rekening mee dat de verwerkingstijd bij de gemeente soms langer kan zijn dan digitaal via een intermediair.
Vraag dus altijd expliciet na bij je nieuwe werkgever wie de aanvraag in gang zet en via welk kanaal. Zo weet je precies wat er van jou wordt verwacht en kun je direct aan de slag met de juiste stappen. Dit voorkomt vertragingen en misverstanden, en geeft je duidelijkheid over het verdere verloop van je sollicitatieproces.
4. Wat zijn de kosten en kan ik deze declareren?
Als je een VOG nodig hebt voor een baan in de zorg, is het verstandig om meteen te informeren naar de kosten. Een VOG is namelijk niet gratis en de kosten kunnen per aanvraag verschillen. Het is niet vanzelfsprekend dat jouw werkgever deze kosten altijd vergoedt. Sommige zorginstellingen nemen het bedrag op zich, terwijl andere verwachten dat je het zelf voorschiet of zelfs volledig betaalt. Dit kan per organisatie en zelfs per functie verschillen, dus vraag hier altijd expliciet naar voordat je de aanvraag start.
Stel ook de vraag of je de kosten kunt declareren als je deze zelf moet betalen. Bij sommige werkgevers kun je het bedrag terugvragen via de salarisadministratie, mits je een bewijs van betaling en de officiële VOG overlegt. Dit kan echter alleen als jouw werkgever dit beleid hanteert; het is geen algemene regel binnen de zorgsector. Controleer daarom goed wat in jouw contract of in de arbeidsvoorwaarden staat over het declareren van deze kosten.
Het is slim om te vragen naar de exacte procedure rondom het declareren. Moet je bijvoorbeeld vooraf toestemming vragen, of volstaat een declaratie achteraf met een bonnetje? Soms zijn er vaste formulieren of een online systeem waar je de declaratie moet indienen. Door dit vooraf te bespreken voorkom je dat je achteraf voor verrassingen komt te staan en weet je precies waar je aan toe bent.
Tot slot is het goed om te informeren of er situaties zijn waarin de werkgever de kosten sowieso niet op zich neemt. Bijvoorbeeld als je al eerder een VOG hebt aangevraagd voor een andere baan, of als je op eigen initiatief solliciteert zonder dat er een directe vacature openstaat. Zo kun je vooraf inschatten of je zelf financieel verantwoordelijk bent voor de aanvraag en voorkom je onverwachte uitgaven.
5. Kan ik een eerder aangevraagde VOG hergebruiken?
Het kan zijn dat je nog een recente VOG hebt liggen van een vorige baan of stage in de zorg. Je vraagt je dan misschien af of je deze verklaring kunt hergebruiken voor je nieuwe functie. In de meeste gevallen is dat helaas niet mogelijk. De VOG is namelijk werkgever- en functiegebonden: de naam van jouw (toekomstige) werkgever staat op het document vermeld. Daardoor mag je dezelfde VOG niet aanbieden bij een andere organisatie.
Daarnaast verschilt het screeningsprofiel per functie en werkgever. De zorgsector kent verschillende profielen, afhankelijk van de aard van het werk en de doelgroep waarmee je werkt. Zelfs als het profiel overeenkomt, kan de organisatie eisen dat je een nieuwe VOG aanvraagt, zodat zij zeker weten dat de verklaring actueel is en specifiek voor hun organisatie is afgegeven. Dit is vooral belangrijk in de zorg, waar kwetsbare doelgroepen extra bescherming nodig hebben.
Er bestaat één uitzondering waarbij je een VOG mogelijk kunt hergebruiken: als je binnen hetzelfde bedrijf van functie wisselt en het screeningsprofiel identiek blijft. Dit geldt doorgaans alleen als de overstap binnen drie maanden plaatsvindt. Buiten deze situatie vraagt een nieuwe werkgever vrijwel altijd om een nieuwe VOG, ongeacht hoe recent je vorige verklaring is afgegeven.
Het is dus verstandig om direct bij je nieuwe werkgever te checken of je een bestaande VOG mag gebruiken of dat je verplicht bent een nieuwe aan te vragen. Zo voorkom je vertraging in het sollicitatieproces en weet je precies wat er van je verwacht wordt. Vraag ook of de werkgever de aanvraag voor je regelt of dat je dit zelf moet doen, zodat je snel aan de slag kunt.
Met deze vijf vragen krijg je een helder beeld van het VOG-proces voor werk in de zorg. Door goed te informeren naar het screeningsprofiel, de aanvraagprocedure, de kosten en het eventuele hergebruik van een VOG, kun je verrassingen voorkomen en zorgeloos aan je nieuwe baan beginnen.
Het is interessant om te beseffen dat het VOG-proces in de zorg vaak strikter is dan in sommige andere sectoren, juist vanwege het werken met kwetsbare groepen. Wil je weten hoe het in andere sectoren geregeld is, vergelijk dan de procedures of vraag het na bij collega’s met ervaring buiten de zorg. Zo kun je jouw verwachtingen beter afstemmen op de eisen van jouw nieuwe werkgever.